证照、介绍信及印章处理办法

  为标准公司证照处理，便于各类证照的新办、改变、年审；标准公司介绍信运用处理；加强各类印章的保管、运用等方面的处理，标准印章的刻制、领用、保管、运用、交代、收回、毁掉，清晰印章的权限和运用程序；特制定本处理办法。

  3.1.1.1担任营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、改变和年审。

  3.1.1.2担任对印章的刻制、领用、保管、运用、交代、收回、毁掉实施全面处理。

  3.1.3.1担任所分担事务相关证照的处理。劳作、社保相关证照由行政人事部处理；出售许可证由营销部处理；国有土地运用权证、建造用地规划许可证、建造工程规划许可证、建造工程施工许可证由基建部处理。

  公司证照包含：企业开办时股东的出资协议、公司章程、各种政府批复、验资陈述和营业执照正副本；公司税务挂号证正副本；法人代码证书正副本；房地产开发企业资质证书正副本；公司事务运营中比如《建造工程规划许可证》、《开工证》、《出售许可证》、《土地运用权证》、《建造用地规划许可证》等各种证书以及各类专项工程的检验合格证等证件。

  3.2.2.1营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、改变和年审由行政人事部担任处理；

  3.2.2.3其他证照按处理权限由相关部分担任处理。如：劳作、社保相关证照由行政人事部处理；出售许可证由营销部处理；国有土地运用权证、建造用地规划许可证、建造工程规划许可证、建造工程施工许可证由基建部处理等。

  3.2.3.1证照的保管。公司一切证照原件由公司文档处理员共同保管，并挂号造册（附表1：《证件存档挂号表》），一切证照的原件出借、复印件申领、处理人员改变移送等，均须挂号存案。

  3.2.3.2证照的移送。理移送时，原各项挂号材料有必要一起完好移送。

  3.2.3.3证照的借用。公司证照的正本原则上不得带出公司，如因特殊情况需带出时，须报总司理赞同并处理借用挂号手续后方可借用；如需将证照副本带出公司，须报公司主管领导赞同并处理借用挂号手续后方可处理（附表2：《证照外借、复印件申领批阅单》）。证照正、副本用完后及时偿还，并处理吊销手续。

  3.2.3.4证照的复印。公司证照复印件由文档处理员共同复印和保管，收取复印件需处理挂号手续（附表3：《证照外借、复印件申领挂号表》）。

  3.3.1.2各部分人员外出展开企业运营范围内的作业事务时，通过地点部分担任人和主管领导签字赞同后凭《开具介绍信批阅单》（附表4），到公司总司理办公室开具《介绍信》（附表5）。《开具介绍信批阅单》与介绍信存根一同存档。

  3.3.1.3介绍信要共同编号并盖骑缝章。介绍信的存根要妥善保管，并按保密要求归档。

  3.3.1.4原则上不得开出空白介绍信。各部分如有特殊情况，有必要带着空白介绍信外出时，需经公司主管领导审阅并经总司理赞同，在存根上加以注明，并由用信人签字。

  3.3.1.5用信人因故没有运用的介绍信，应交回行政人事部，将信贴在原存根处，一起归档保存。

  3.4.1.3各种专用章，包含：财政专用章、发票专用章、合同专用章、法定代表人名章、总司理签名章等；

  3.4.2.2行政人事部代表公司对印章的刻制、领用、保管、运用、交代、收回、毁掉实施全面处理。

  3.4.3.1印章的刻制实施批阅准则。需求刻制印章的公司或部分，需由本公司或本部分提交书面请求（附表6：《印章刻制请求表》），报公司行政人事部司理审阅，经公司总司理批阅后，方可刻制。

  3.4.3.3刻制印章的内容有必要与《企业法人营业执照》核准挂号的称号完全共同，部分专用章应与公司内部的规则称号共同，标准和款式要契合政府规则或市场规律。

  3.4.3.4政府或银行指定的公司印章（公司公章、财政专用章、法定代表人名章）刻制完成后，应按照有关规则对刻制好的印章处理存案手续。

  3.4.3.5一切印章刻制完成后，均需在总司理批阅赞同的《印章刻制请求表》和《印章存案挂号表》（附表7）上印上印章容貌，并由行政人事部存档。

  3.4.4.1领用印章的分厂或部分担任人有必要与行政人事部签定《印章保管人职责书》（附表8），并作为本分厂或部分印章处理担任人，帮忙行政人事部履行印章处理规则。其他领用印章的人员有必要与地点厂和部分签定《印章保管人职责书》，并按照印章处理规则做好印章处理作业。

  3.4.4.2印章担任人离任或作业调动时，需对所保管印章与公司指定印章接收人进行交代，交代时有必要按公司要求处理印章交代手续，新的印章担任人需求从头与行政人事部签定《印章保管人职责书》。

  3.4.5.1原则上实施印章保管和印章批阅分隔。总司理、公司主管领导、部分的榜首担任人是用章批阅人。

  3.4.5.3财政专用章、发票专用章、公司公章、法定代表人名章由财政部专人处理。

  3.4.5.5印章处理人应具有以下条件：职责心强，为人正直，干事仔细；是公司的正式职工（已转正职工）。

  ‚公司级章的运用由部分或子公司请求，报公司主管领导批阅后方可运用。（附表9：《用（借）印批阅单》）

  ƒ公司级章的运用有必要挂号。挂号项目应包含：用印日期、事由、赞同人、用印人。（附表10：《用印挂号表》）

  ⑤不得在空白介绍信、空白纸张、空白合同以及其他空白文本上盖章。如遇特殊情况，经总司理批阅后方可用印，且应予以挂号。事毕，用印人应向印章处理人报告运用情况，并将空白加印文本运用内容的复印件和未运用的空白加印文本一起交还印章处理人。印章处理人应立即在未运用的空白加印文本上注明“报废”字样并存档。

  财政专用章、发票专用章由会计人员处理，法人人名章由出纳人员处理，经常运用时有必要两个人一起在场运用。

  ‚财政专用章、发票专用章、法人人名章不得外借，如有需求有必要由法人或财政总监赞同方可出借。

  ④财政人员不得用财政类专用章与外界签定任何方式的合同、协议、许诺等法令文件。

  ⑤财政类专用章由公司共同制造，任何部分不得私自制造。财政类专用章由财政部共同处理运用。

  3.4.7.1以部分名义与总公司其他部分及子公司进行作业联络，对部分内部颁布告诉、下达作业指令时，用部分印章。

  3.4.7.2部分印章不得用在对外宣布的文件，如对方有特殊要求须盖部分印章的，经部分担任人赞同后方可外发文件及信函。

  3.4.8.2已吊销的公司或部分，其印章由行政人事部共同收回并按印章毁掉程序进行毁掉。

  3.4.8.3印章污损需求从头刻制时，原印章应由行政人事部共同收回并按印章毁掉程序进行毁掉。

  3.4.8.4印章毁掉程序：行政人事部印章处理人收回拟毁掉印章，并提出毁掉请求（见附表11：《印章毁掉请求表》），经印章原保管公司/部分担任人承认，并经行政人事部担任人、公司主管领导、总司理认可，在《印章毁掉证明书》（附表12）上留存待毁掉印章印模后，由行政人事部担任人、印章原运用公司/部分担任人、印章原保管人现场监督，对印章进行毁掉。

  3.4.8.5违规职责：公司或部分担任人、印章保管人、运用人有以下行为之一者，按公司有关行政处分办法进行处分；形成丢失的，将追究其经济职责；构成犯罪的，将移送司法机关追究其刑事职责。